檔案是電網(wǎng)營(yíng)銷(xiāo)、人力財(cái)務(wù)管理、安監(jiān)以及工程建設(shè)中的真實(shí)記錄和實(shí)際反映，作為最原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的文件資料，其管理的好壞，直接影響整個(gè)電網(wǎng)工作的進(jìn)展。比如說(shuō)，電力營(yíng)銷(xiāo)工作中所涉及的檔案資料主要包括客戶檔案資料以及涉及防范安全、經(jīng)營(yíng)、法律風(fēng)險(xiǎn)等其他資料，在業(yè)務(wù)變更、用電檢查、重要用戶保電等工作中，完整準(zhǔn)確的客戶檔案資料能為供電企業(yè)提供客戶詳盡的受電方案以及用電設(shè)備情況等重要信息，而面臨法律糾紛時(shí)，供電合同以及在用電現(xiàn)場(chǎng)拍攝下來(lái)的圖片資料等時(shí)獲得法律支持的重要依據(jù)，是決定訴訟成敗的關(guān)鍵。

    其中由環(huán)控設(shè)備組成的智能環(huán)境控制系統(tǒng)可以自動(dòng)調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度及空氣凈化，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房環(huán)境始終在標(biāo)準(zhǔn)要求范圍內(nèi)，并對(duì)對(duì)煙霧、防盜入侵、漏水狀態(tài)等異常情況及時(shí)預(yù)警；智慧檔案管理系統(tǒng)和RFID射頻管理系統(tǒng)的配合，可以對(duì)潛山供電公司檔案資料進(jìn)行有效管理，無(wú)論是出入庫(kù)管理，還是檔案變動(dòng)記錄及盤(pán)點(diǎn)，甚至是防盜工作，都能提升整個(gè)過(guò)程中的協(xié)同效率；此外，智慧安防系統(tǒng)可采用刷卡、密碼、指紋、人臉多重認(rèn)證方式，控制人員的出入，保障整個(gè)檔案管理過(guò)程的安全有序。